この記事がオススメな人
- 「リモートになって会議が増えた」
- 「会議の多い会社は危ない？」
- 「会議を減らす方法はある？」
これまでの反省や将来に向けてのアイデア出し、方針の決定など行われる『社内会議』。
会社が発展していく上では欠かせない集まりですが、その反面
「会議時間が長すぎる」
「結局何も決まらなかった」
のような無駄な会議の多すぎたり、何も決まらなかったりなどの”開く意味がない会議”ばかりでは自分の仕事にも悪影響が出てしまいます。
今回の記事では無駄な会議が多い会社について、次の内容を解説していきます！
この記事でわかること
- 会議が多い会社の特徴
- 会社にできる対策
- 会議の多さだけでも退職を考える理由になる
目次
無駄な会議が多い会社の5つの特徴
「日本企業の会議に費やす時間は多すぎる」ということは以前から問題になっていました。
そんな無駄な会議が多い会社にはいくつかの特徴があります。
それが次の5つです。
- 特別な議題や目的がない
- その場に必要ない人まで集まっている
- 開始・終了時間があいまいになっている
- 報告ばかりに時間を使っている
- 会議中に何も決まらない
特別な議題や目的がない
- 定例会議が多すぎる
- 小さい問題でもすぐに会議を開く
こうした特に議題や目的がない会議は”無駄な会議”と言えるでしょう。
会議をする目的がないなら、そもそも開催する意味がありません。
会議のためにわざわざスケジュールを開けた参加者の貴重な時間を奪っていくだけです。
その場に必要ない人まで集まっている
しっかりとした目的があったとしても、やたらと参加者が多い会議も無駄と言えます。
いろいろな部署があるように、社員にはそれぞれ役割があります。
自分にはほとんど関係ない議題で集められても、発言できることは限られるので「なんのために呼ばれたの、、、」と感じてしまうでしょう。
中身の濃い会議にするには『最小限の人数で開催する』ことが重要です。
開始・終了時間があいまいになっている
- 時間になってもなかなか人が集まらない
- 予定時間が終了しても終わらない
こんな会議も意味がないでしょう。
どんなことでもそうですが、人が数人集まるなら時間制限ははっきりと決めておかないといけません。
時間が決まっておらずダラダラするような瞬間があれば参加者の集中力やモチベーションは落ち、簡単に決まるような内容まで先延ばしになる可能性もあります。
報告ばかりに時間を使っている
会議中の時間の多くを報告に使うものも無駄な会議の特徴です。
会社の会議は今の状況をよくするアイデアを出したり、決定を下すために開くものです。
その”前段階である報告”に時間を使っていては意味がありません。
報告業務はあらかじめメールやチャットなどのツールを使い共有し、会議前には参加者全員がチェックし終わっている状態でないといけません。
会議中に何も決まらない
会議が終わった際に「何も決まらなかった、、、」というケースも無駄な会議の可能性が高いです。
議題やゴールによっては一回だけでは決まらないこともあるでしょう。
しかし日常的にそんな状況が起こるようなら、その会社は『何も決められない会社』ということになってしまいます。
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無駄な会議ばかり開く会社への対策3選
無駄な会議ばかりやりたがる会社の都合に合わせていたら、あなたの貴重な時間はどんどん失われてしまいます。
ここからはそんな時に試せる対策を3つご紹介していきます。
- 自分が必要なさそうだと判断したら欠席
- 途中から席を離れるのもアリ
- 会議中には別の作業をしている
自分が必要なさそうだと判断したら欠席
自分の出番がなさそうな会議は欠席することも考えておきましょう。
全体会議といった報告を聞くばかりで自分が発言するシーンが少ない場合、基本的にはあなたなしでも問題ありません。
そんな会議に出席するくらいなら自分の仕事を進める方が効率的です。
もし招集メールなどが来たら、
- 別件があり出席できません。
- 取引先との打ち合わせがあるため出席できません。
といった返信を返し、後から記事録をチェックするなどの対応を行ってください。
途中から席を離れるのもアリ
会議が始まっても「この会議にいる意味はないかな、、、」と感じたら、退席するのも一つの方法です。
一度出席してしまった以上、席を立つのはなかなかハードかもしれません。
しかしその会議に居続けても、あなたにとってプラス要素はほとんどありません。
「取引先からの急ぎの仕事が入った」など、真実味のある上手い言い訳を考えて早いうちに退席した方が良いでしょう。
会議中には別の作業をしている
欠席も退席もしづらい方は、会議中は別の作業を進めておくのもおすすめです。
取引先とのメールのチェックや今後のスケジュールの確認など、会議中であってもやれる作業は色々あると思います。
ただ周りのことを考えると音を立てるタイピングや紙の書類の確認などはできないので、その点はご注意ください。
「無駄な会議が多い」というだけで退職・転職を考えるのは変じゃない
無駄な会議が多すぎる会社に居ると「この会社将来的に大丈夫かな、、、」といった不安から、退職や転職を考え始める方も多いです。
結論としては、この理由も”十分に退職・転職する理由になります”。
というのも「無駄な会議が多い会社の特徴」部分でご紹介した会社には共通する点が2つあります。
- 会議の中心メンバーに問題意識がない
- 上層部に決断力があまりない
この場合、従業員としては会社の業績や将来へ不安を感じても無理はありません。
無駄な会議が多い影響であなたの仕事が遅れるだけでなく、将来的な不安も感じるようなら退職・転職してより良い環境で働く方が良いでしょう。
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無駄な会議ばかりな会社にあなた一人で出来ることは少ない！
無駄な会議の多さに悩んでいる方は、会議の重要さや自分の役割を考え、「欠席や途中退席することもできる」と頭に入れておきましょう。
必要な会議とそうじゃない会議を選ぶことができれば、あなたも余裕ができ仕事もはかどるはずです。
会議を減らすことは会社の中心人物ではない限り不可能に近いでしょう。
上層部や会社の将来に不安を感じている場合には、退職や転職することも視野に入れておくほうが良いかもしれません。